Tapasztalatom szerint a legtöbb cégvezető, de még sok HR-es sincs tisztában azzal, hogy mennyi időt fordítanak egy-egy új kolléga felkutatására, felvételére, vagy akár a szervezetbe történő beillesztésére. És nem csak az idővel, hanem az ebből, és más tényezőkből fakadó költségekkel sem mindig kalkulálnak.

Célom ezzel az összefoglalóval, hogy egy gyors képet adjak a kiválasztás költségelemeiről. Felhívjam a cégvezetők és HR-esek figyelmet arra, hogy a kiválasztás tervezésére, a hirdetés gondos összeállítására, és az egész folyamat szakszerű lebonyolítására fordított energia nem időpocsékolás, hanem befektetés a sikeres kiválasztás érdekében.

Röviden összefoglalva ezek a költségek merülnek fel egy toborzási és kiválasztási folyamat során:

ÁLLÁSHIRDETÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA

Érdekességképpen érdemes felmenni bármelyik állásportálra és megnézni az ott lévő hirdetéseket. A legtöbbről elmondható, hogy unalmas, semmitmondó és egyáltalán nem jön meg a kedve egy pályázónak, hogy jelentkezzen. Pedig miért is született maga az álláshirdetés? Hogy megmutassuk a jelentkezőknek milyen remek lehetőség az adott helyen dolgozni. Vonzó, a munkakeresőnek szóló hirdetés nélkül, csak sablonos paneleket alkalmazva (pl. versenyképes fizetés, fejlődési lehetőség, dinamikus csapat, stb. stb.) nem várható, hogy igazán jó, a munkakör elvárásainak leginkább megfelelő emberek jelentkezzenek.

Lehet, hogy meglepően hangzik, de véleményem szerint egy jó álláshirdetés megírása legalább 3-4 óra. Hogy miért? Mert először is alaposan végig kell gondolni, hogy kit is keresünk és pontosan miért. Ha ezt nem tudjuk, nem is tudunk a számára megfelelő hirdetést írni. Így az egész folyamat leginkább olyan lesz, mint az orosz rulett. Az álláshirdetés is – pont mint bármilyen más termék, vagy szolgáltatás hirdetése – egy marketing eszköz. Hogy a cég és a feladatkör összeállítása kellően figyelemfelkeltő legyen, össze kell szedni a vállalkozás értékeit (miért is érdemes ott dolgozni), izgalmasan, de tényszerűen kell bemutatni a feladatokat. És persze világosan közölni kell a reális követelményeket.

HIRDETÉS MEGJELENTETÉSE

A munkakör maga is meghatározza, hogy pontosan milyen csatornán érdemes hirdetni. Például egy értékesítői lehetőséget biztos nem tennék fel a Jófogásra. Egyszerűen azért, mert a pozíció és sok esetben a hirdető cég is ettől komolytalanná válhat a jelöltek szemében. Szóval, ha korábban még nem történt meg, akkor fel kell térképezni az állásportálok és hirdetési csatornák piacát. Ugyanis akad jó néhány felület, nem mindig könnyű eldönteni, melyiket érdemes alkalmazni. Határozott tendencia, hogy egyre többen próbálkoznak a közösségi média által nyújtott lehetőségekkel. (Ezt egyébként magam is előszeretettel használom, vagy javasolom – persze a tudatosság, és a megfelelő célzás itt sem hátrány).

A megfelelő portál kiválasztása, a szükséges adminisztráció, vagy szerződéskötés lebonyolítása, a hirdetés látványtervének jóváhagyása, az esetleges változtatások nyomon követésének ellenőrzése stb. stb. pillanatok alatt el tud venni az ember életéből akár 2-3 munkaórát is. És akkor magáról a hirdetés megjelenésének költségéről nem is beszéltünk, ami akár 20.000 Ft-tól egészen 70.000 Ft-ig terjedhet függően attól, hogy melyik portált és milyen hirdetési időszakot választunk.

BEÉRKEZŐ ÖNÉLETRAJZOK ÁTNÉZÉSE, KIVÁLOGATÁSA

Régóta azt vallom, hogy nem kell, hogy 150 jelentkezés érkezzen egy hirdetésre, ugyanis ilyen mennyiségű adat feldolgozása rendkívül hosszadalmas.

Egy olyan álláshirdetésre, melyben az elvárások nem túl specifikusak, és a jelölteknek nem kell különleges, ritka nyelvtudással, vagy szakértelemmel rendelkezniük, akár 70-90 jelentkezés is érkezhet (persze ha megfelelő csatornán került meghirdetésre). Amennyiben minden egyes jelentkező anyagára csak 5 percet szánunk (a realitás egyébként kb. 10 perc), akkor is 6-7,5 órányi időt tölt el csak ezzel a tevékenységgel.

SZEMÉLYES IDŐPONTOK LEEGYEZTETÉSE

A telefonos interjút sok cég nem alkalmazza, holott már telefonon keresztül is nagyon sok minden kiderül(het) egy adott jelentkezőről. Én például sok esetben a nyelvtudás gyors mérésére alkalmazom. Ugyanis a papír, mint tudjuk, sok mindent elbír – nyelvtudás tekintetében is. Szóval ezzel a technikával sok időt és sok felesleges személyes találkozót lehet megspórolni

Amennyiben nem tartjuk fontosnak telefonos interjút készíteni a jelöltekkel, a következő lépés a személyes interjúidőpontok leegyeztetése a jelöltekkel. 10 behívandó jelölt esetében ez akár elérheti a 1,5-2 órát is.

SZEMÉLYES TALÁLKOZÁSOK

Ha sikerült a megfelelőnek tűnő jelöltek számát 10 főre csökkenteni, akkor a velük való személyes találkozásra szánt időkeret elérheti a 8-10 órát. És persze előfordul, hogy nem csak egy személy végzi az interjút, hanem az állást kínáló cég képviseletében többen vesznek részt a találkozón.

Valamint, a legtöbb esetben nem is egy körben történik a kiválasztás, hanem van egy második személyes találkozás – akár más leendő kollégával, vagy döntéshozóval. Ez további 3-5 órával toldja meg a kiválasztás időigényét.

Egyébként azt tapasztalom, hogy sok cégvezető túlzottan lazán, már-már kötetlen beszélgetésként kezeli az interjúkat. Fontos a jó hangulat, azonban érdemes bizonyos képességeket, készségeket akár feladatok formájában – akár egy második találkozás alkalmával – mérni. Ugyanis a mai világban a jelentkezők nagyon felkészültek (is tudnak lenni), így csupán egy interjú alapján nehezen kideríthető, hogy milyen tényleges teljesítményre lehet képes az illető.

JELÖLTEK KIÉRTESÍTÉSE

Azokat a jelölteket, akik személyes interjún jártak, de nem nyerték el a pozíciót, valamint azokat a jelentkezőket is, akik nem kerültek kiválasztásra az önéletrajzuk alapján illik, sőt erősen javallott tájékoztatni, értesíteni, elutasítani. Az egyik legnagyobb hiba, amit egy cég elkövethet a mai világban a kiválasztás során, ha nem értesíti ki tisztességesen a jelentkezőket. Ez nem csak, hogy hiba, de komoly kár is lehet, ugyanis a jelentkezők a kapott (vagy éppen elmaradt) impulzusok alapján ítélik meg a cégeket. És milyen az emberi természet? A negatív tapasztalatot, csalódottságot sokkal több ismerősünkkel osztjuk meg, mint a pozitívokat. Így sajnos a cég potenciális vevőktől, vagy egy következő toborzás alkalmával értékes jelöltektől eshet el. A kiértesítés – a jelentkezők számától függően – 2-3 órába is telhet.

Vagyis a toborzás sikeres lezárásakor azzal szembesülünk, hogy már 30-35 nettó munkaórát (legoptimálisabb esetben) szántunk arra, hogy megtaláljuk új kollégánkat. Ez idő alatt nem foglalkoztunk ügyfélszerzéssel, cégmenedzseléssel, a napi, operatív feladatok ellátásával.

És akkor ez mekkora konkrét ráfordítást is jelent? Mindenki nyugodtan szorozza fel a saját óradíjával, hogy megkapja a pontos összeget. Valamint ehhez még a hirdetés megjelentetésének költség is hozzáadódik.

És valójában ez csak a költségek kisebbik része.

Ugyanis azt, hogy nem megfelelő embert vettünk fel, csak néhány hét, vagy 1-2 hónap után vesszük észre. Addig pedig kifizettünk számára 1, akár 2 havi bért. (KSH alapján a bruttó átlagkereset az elmúlt félévben 259.000 Ft volt).

Nem csak az új kollégának kifizetett pénz veszhet kárba, hanem annak a munkatársunknak is az ideje (és persze az erre kifizetett bér és járulékai), aki betanította őt. Ez több napban, vagy akár hétben is mérhető a feladatkör összetettségétől függően. Ráadásul a „mentor” kolléga ez idő alatt a saját tevékenységével nem is tudott foglalkozni, ami akár elmaradt haszon formájában is megnyilvánulhat.

És még egy veszélyre / költségelemre szeretném felhívni a figyelmet, ami végképp nehezen számszerűsíthető. Mégpedig az, ha nem idejében ismerjük fel, hogy az új kolléga rosszul teljesít, és ennek üzleti kapcsolataink látják kárát, esetleg ügyfelet, vagy vásárlót veszítünk.

A fentiekből jól látható, hogy – bár sok vezető úgy hiszi, a toborzás és kiválasztás egy egyszer műfaj – nem árt tudatosan, akár az egyes lépéseket szakértő bevonásával végezni. És bár a tanácsadó támogatása is költség, közel sem akkora, mint egy elhibázott, rossz felvételé.

Forrás: https://www.hrportal.hu/hr/mennyibe-kerul-egy-elhibazott-kivalasztas-20160921.html